En un tiempo de constantes prisas y de frenética actividad cada vez más empresas apuestan por mezclar ingenio, talento y tecnología para ofrecernos el bien más valioso del siglo XXI: tiempo. Es el caso de VitaeSoft, una de nuestras startups aceleradas en El Cable. Son los padres de Platon, una plataforma web para la gestión online de congresos, eventos y actividades formativas que nace con el objetivo de agilizar las tareas vinculadas a la organización de eventos.
Agrupar todas las tareas que implica planificar y gestionar un evento en una única herramienta no solo permite dinamizar la organización, sino que posibilita un ahorro de tiempo puede ser invertido en la captación de nuevos usuarios o en la promoción de actividades de turismo y ocio asociadas al mundo de los negocios —el llamado turismo MICE—.
La startup VitaeSoft lleva desde diciembre en Andalucía Open Future, pero su crecimiento es ya imparable: han colaborado en eventos internacionales, han incrementado las funcionalidades de su plataforma y han aumentado sus contactos comerciales y el público al que dirigen su actividad. Nos lo cuenta mejor Fernando Cardila, CEO de VitaeSoft.
¿Cómo surge la startup VitaeSoft?
Como han aparecido otras tantas startups. Observamos una necesidad no cubierta en el sector del que proveníamos, la organización de congresos. Pero si a eso le unes inquietud, ganas de desarrollarse profesionalmente, la firme creencia de que es posible hacer las cosas de una forma distinta y un equipo con corazón —que no lo decimos nosotros, lo dicen nuestras madres—, surge VitaeSoft.
¿En qué consiste Platon, vuestra plataforma web?
Platon es una herramienta para la gestión integral de congresos y eventos, pero decir que nos dedicamos al software de gestión nos parece muy aburrido. Lo que nosotros hacemos es dinamizar todas las tareas que deben realizarse en la organización de este tipo de actividades, ahorrar horas de trabajo y minimizar costes.
¿Cómo facilita Platon la organización de un evento?
Organizar un congreso conlleva la realización simultánea de una serie de tareas muy diversas durante un prolongado periodo de tiempo. Si además tenemos en cuenta que normalmente los organizadores no están única y exclusivamente dedicados a esta actividad, podemos imaginarnos la inversión de tiempo que esto les supone. Con Platon quedan recogidas todas estas tareas en una única herramienta que ordena toda la información, permite la realización de todas ellas a través de una sencilla interfaz y nos informa del estado en el que se encuentra cada una.
¿Cuál es vuestro target?
Nos dirigimos a toda aquella entidad que en alguna ocasión pueda realizar un evento, ya sea una jornada empresarial o un congreso académico-científico. Las agencias de eventos, los grupos o centros de investigación, las universidades, los colegios profesionales, las sociedades científicas, los palacios de congresos o las OPCs son solo algunos ejemplos.
¿Para qué tipo de eventos es útil VitaeSoft?
Platon está diseñado para la gestión de cualquier tipo de congreso, si en tu evento alguien va a dar una charla y vas a tener asistentes, ya sea de forma presencial u online, ya podemos hacer mucho por ti. Además, hemos pensado mucho en los eventos de tipo académico-científico, ya que el desarrollo de estos supone una gran dificultad y son los que más funcionalidades pueden requerir. Al tratarse de una plataforma escalable y personalizable a las necesidades del cliente, es útil tanto para jornadas de un día como para ferias internacionales con miles de asistentes.
¿Cuál es el valor diferencial de VitaeSoft?
Nos hemos focalizado en dar tiempo a los organizadores, en minimizar los esfuerzos que deben realizar en sus tareas y en el feedback organizador-usuario. Para nosotros es primordial que el/la asistente a un evento, ya sea de forma presencial u online, conozca en todo momento los pasos a seguir y cuál es el estado de su inscripción o del trabajo de investigación que ha enviado. Evidentemente, esto supone un coste de tiempo difícilmente asumible, por lo que Platon integra un sistema de estados y notificaciones automáticas que informan al usuario sin necesidad de que haya una persona respondiendo un email tras otro.
Nuestro objetivo es simplificar y automatizar procesos para utilizar ese tiempo en tareas más importantes como la captación de nuevos usuarios o la promoción de actividades turísticas y de ocio complementarias al congreso, aportando así un valor añadido y aprovechando la capacidad cultural y turística de la ciudad que lo acoja. Utilizamos la capacidad tecnológica y la digitalización de los servicios como un estímulo para el turismo MICE.
Hace unos meses colaborasteis en la organización de la XX Reunión de Economía Mundial. ¿En qué consistió esta colaboración?
Fue realmente satisfactoria. Con el objetivo de acercar la actividad investigadora a los alumnos de la Universidad de Almería, facilitamos a los organizadores de la XX REM una plataforma web para organizar un concurso de pósteres siguiendo la metodología que se realiza en un congreso. Se fomentó la participación de los alumnos en los debates del certamen y un jurado formado por expertos del sector premió el mejor trabajo presentado.
¿Cómo os está ayudando la aceleración en AOF? ¿Qué hitos estáis alcanzando en todo este tiempo?
La iniciativa AOF nos está aportando una serie de herramientas vitales para el desarrollo de una startup, no solo ofreciéndonos un espacio idóneo de trabajo, sino también muchos conocimientos acerca de temáticas fundamentales y relaciones profesionales muy importantes.
Durante este tiempo hemos actualizado y testeado Platon una y otra vez, integrando mejoras y funcionalidades gracias a la visión que aportan mentores, compañeros/as y profesionales del sector. Hemos conseguido un producto completo y listo para la venta, que se dirigía a un nicho muy concreto y que actualmente hemos ampliado gracias a las nuevas funcionalidades orientadas a ferias y eventos para Palacios de Congresos.
¿Cómo se encontraba la empresa antes de entrar en El Cable y cómo se encuentra ahora?
La respuesta idónea es: algo escondida. Comenzar este tipo de proyectos no es sencillo, y darlos a conocer es aún más complejo. Pertenecer a El Cable nos ha dado visibilidad y presencia en multitud de eventos. Acceder al ecosistema emprendedor de la mano de Andalucía Open Future produce resultados de forma mucho más rápida que si lo hicieses por tu cuenta, por algo lo llaman aceleradora de empresas.
¿Qué habéis aprendido trabajando con los mentores de El Cable?
Hemos aprendido multitud de aspectos esenciales sobre cómo empezar e ir consolidando un proyecto como el de VitaeSoft, ya que el proceso de mentorización es individualizado y cada empresa tiene sus propias características. A día de hoy, el SEO y el SEM, la viabilidad económica, el proceso de comunicación de la empresa, la planificación estratégica, la analítica o el famoso Reglamento General de Protección de Datos son solo algunas de las áreas que hemos estudiado, evaluado y reevaluado de forma que puedan sernos de máxima utilidad. Intentamos aprovechar cada detalle para marcar nuestros objetivos e impulsar nuestra capacidad de adaptación para los retos que nos puedan surgir.
Queremos conocer vuestra experiencia dentro de Andalucía Open Future. ¿Qué ventajas ofrece acelerar un proyecto en un espacio de crowdworking como El Cable?
APRENDIZAJE Y COLABORACIÓN, ¡y que alguien me dé mayúsculas más grandes! Desde que entramos no ha pasado un solo día en el que no hayamos aprendido algo nuevo o no nos haya tendido la mano alguna de las empresas que se encuentran también en el espacio. El cliché de «aquí somos como una familia» no puede ser más cierto. Desde que formamos parte de AOF hemos experimentado un crecimiento a nivel de empresa y de desarrollo personal. El hecho de trabajar en un ecosistema donde todos buscamos el éxito y la manera de lograrlo sea a través de la colaboración en lugar de la malsana competición es muy enriquecedor. Ahora somos más equipo, ahora #SomosAOF.
¿Cómo os veis de aquí a unos años?
Con un equipo más grande, un equipo que, como nosotros, tenga ilusión por lo que hace y trabaje día a día para poder llevar a cabo todas esas ideas que nos rondan continuamente la cabeza y que tienen un único objetivo, que Platon llegue a ser la aplicación web de gestión de congresos y eventos de referencia a nivel internacional.