Papeles. Es lo primero que visualizamos cuando pensamos en el ajetreo de una oficina. Montañas y montañas de folios inundando las mesas, circulando de mano en mano, siendo el reflejo con el que ponemos negro sobre blanco la vida de un negocio. Los documentos son, en cierto modo, la base del funcionamiento de las organizaciones, una pieza esencial en los engranajes de la rutina. Sin embargo, de todos los ámbitos en los que las empresas han ido transformándose con la llegada de las nuevas tecnologías, la gestión de la documentación parece ser la excepción. Esta parcela tiene aún muchos desafíos por delante. O tenía, porque nuestra startup iArchiva se ha puesto manos a la obra para modernizar este sector. Dominan las claves de la transformación digital y su principal actividad se basa en la automatización de los procesos documentales, con la que, desde El Cable, ayudan a cada vez más empresas a ahorrar costes y algo aún más valioso: tiempo.
Arturo Ferreira, CEO de esta startup, nos cuenta las claves de su solución, la tecnología en la que se apoyan y cómo les está ayudando la metodología de aceleración.
¿En qué consiste iArchiva?
Se trata de una solución que permite automatizar toda la gestión de la documentación de la empresa mediante un software que utiliza inteligencia artificial, algoritmos de machine learning y tecnología Java, sin intervención de ninguna persona. Desde que llega un documento a la oficina es nuestro gestor documental el que lo lee, lo contextualiza y, en función de su contenido, realiza las operaciones necesarias para su gestión, clasificación, indexación, validación, contabilización, etc.
¿A quién os dirigís?
Nuestro target lo componen empresas de todo tipo. En Almería tenemos un sector agro muy potente, pero el campo del transporte también se nos está dando muy bien. En automoción estamos teniendo muy buena entrada y también estamos trabajando con alguna empresa pública. Cualquier empresa de más de veinte empleados es susceptible de ser nuestro cliente, así que queda mucho por hacer.
¿Quiénes componen vuestro equipo?
Somos seis. Yo empecé en 2016 desarrollando el producto en solitario. Luego incorporé a Esteban, el COO, responsable de operaciones. A partir de ahí se unió Ismael, nuestro CTO, y delegué toda la parte técnica en él. Sobre eso hemos construido todo un equipo de implantadores: Ibán, Diego y Jaime, cada uno responsable de sus propios proyectos.
¿Cómo surge la idea de iArchiva?
Yo tengo una trayectoria muy larga en el mundo de las grandes multinacionales. He estado trabajando en Indra, en Ibermática, en Terra… Siempre orientado a la gestión documental, desarrollo, transformación digital, smart cities y áreas similares. En aquel entonces, cuando empezamos a poner en marcha los primeros productos, había un problema que se repetía: existen muchas tareas que requieren tiempo y esfuerzo, pero que, sin embargo, se podrían automatizar.
Un ejemplo es el de las facturas que llegan por correo. Recepción tiene que abrirla, pasarla al contable, este identifica quién es el emisor, la lleva ante el responsable de comunicación, la validan, vuelve al contable y este la contabiliza y almacena hasta que sea necesario hacer uso de ella para justificar gastos. Este proceso con iArchiva desaparece completamente.
Otro caso es el de las nóminas. Si recibe un documento con 800 nóminas, nuestro software puede dividirlo en partes, firmarlas electrónicamente y mandar a cada empleado la suya.
Nuestro servicio ahorra, aproximadamente, unas tres horas de trabajo diarias a cada empleado. A partir de ahí, podemos medir los resultados de manera empírica: si contamos con tres horas diarias por persona y la empresa tiene diez empleados, ahorramos 30 horas al día. Si un año tiene alrededor de 200 días laborables y el salario de una persona son 14 euros la hora, eso se traduce en unos 90.000 euros al año que ahorramos a la empresa, con un retorno de inversión de unos tres o cuatro meses.
¿Cuáles han sido vuestros resultados desde que comenzasteis? ¡Contadnos vuestra andadura!
Hemos triplicado nuestra facturación global. El año pasado tuvimos una cifra de ingresos de 400.000 euros, siendo nuestro segundo año. Hemos tenido clientes muy importantes a los que empresas como la nuestra normalmente no tienen acceso: la Empresa Municipal de Transportes de Madrid, PrimaFrio, Transportes El Mosca, Cajamar, Coprohníjar, empresas del sector agro en Almería y algunas otras de fuera. Hemos conseguido crear nuestra propia red de distribución y tenemos presencia en Huelva, Sevilla, Málaga, Granada, Murcia y Madrid.
¿Por qué las empresas necesitan un servicio como el vuestro?
Básicamente porque desde los años 50 hasta ahora hemos cambiado nuestra manera de trabajar. Donde antes había contables ahora hay herramientas de contabilidad; donde antes había gente cargando cajas, ahora hay robots. Sin embargo, la documentación se gestiona exactamente igual que hace 50 años. Tenemos que pensar que los nuevos documentos tienen que ser longevos. Hasta ahora no se pensaba que un documento tendría que ser accesible dentro de veinte años.
¿Qué respuesta habéis recibido de vuestros clientes?
Hemos tenido un feedback muy positivo. El principal problema a la hora de implantar nuestra tecnología no es tanto el software como un cambio de mentalidad. Es habitual que nuestra empresa sí esté dispuesta a afrontar este cambio, pero sus empleados no tanto. Además, cuando ya tenemos el sistema funcionando y se produce una incidencia tenemos que ser rápidos en resolverla, porque la actividad de nuestro cliente depende de eso. Nos convertimos en una parte muy importante de la compañía en cuestión.
«Los mentores van más allá del consejo y se preocupan por que tengamos buenos resultados».
¿Qué os llevó a inscribiros a Andalucía Open Future?
Llegué a la conclusión de que habíamos alcanzado el tope al que podíamos llegar con nuestro conocimiento y sentido común. Hay algo a lo que yo llamo «la soledad del empresario» y es que tomas las decisiones sin tener garantía de estar haciendo lo correcto, porque no tienes a nadie con experiencia en trámites parecidos que te aconsejara. La aceleración, en ese aspecto, nos venía muy bien para dejar de ser autónomos con una S.L. y pasar a tener una empresa en condiciones, a gestionar una economía financiera, una estrategia y llegar al tamaño necesario para disfrutar de cierta estabilidad.
Para nosotros las cosas están cambiando mucho. De repente necesitamos inversión (lo que teníamos hasta ahora lo habíamos conseguido a pulmón) para poder crecer. Nuestra competencia está totalmente dormida y siempre que hemos competido por una oportunidad la hemos conseguido.
¿Cuáles son vuestras expectativas en los meses que tenéis por delante?
Nuestras primeras mentorizaciones han estado muy centradas en temas de negocio, en cómo mejorar nuestro canal de distribución y cómo tener una estrategia económica y comercial, más allá de lo que hemos hecho hasta ahora. Hay cosas que tenemos que cambiar si queremos dar el salto.
¿Qué sensaciones os está dando Andalucía Open Future? ¿Con qué aspecto de la iniciativa os quedáis?
El equipo de aquí es bestial y muy grande. Nos sentimos muy acogidos y cuando lanzamos una idea sabemos que no cae en saco roto, sino que puede haber alguien que quiera trabajar en ella con nosotros. Los mentores van más allá del consejo y se preocupan por que tengamos buenos resultados. Esperamos que todo esto nos ayude a conseguir nuestros objetivos.
