Recursos para mejorar la productividad

John Perry propone en su libro ‘La procrastinación eficiente’ una forma muy peculiar de ser productivos: «Para ser eficiente siempre debes trabajar en algo importante que te sirva de excusa para no hacer algo aún más importante». Pero no es eso lo que defendemos con este texto, sino la búsqueda de recursos y herramientas que nos sirvan para mejorar nuestra productividad y saber aprovechar el tiempo de trabajo con nuestra startup.

Es vox populi que los emprendedores pasan trabajando más horas que un reloj. Y ya sabemos lo que esto quiere decir. Emprender requiere mucho tiempo, claro que sí, pero puede optimizarse con los recursos y las herramientas adecuadas, y siendo conscientes de cuándo y cómo perdemos tiempo. Trabajar más allá de la jornada laboral no siempre es positivo ni significa necesariamente que vayamos a producir más. De hecho, hemos de plantearnos que hacerlo a menudo es señal de ineficiencia.

Son numerosos los blogs donde se nos proponen actividades específicas para mejorarla, pero hay varios puntos genéricos por los que podemos empezar, básicos y sencillos de realizar con algo de voluntad. La voluntad es el primer paso para ser más productivo.

  1. Identificar por qué no somos productivos
  2. Priorizar las tareas
  3. Definir objetivos a corto plazo
  4. Ser realistas con los tiempos que nos damos para realizar tareas
  5. Recurrir a los lotes de actividades que tengan relación o parecido entre sí y trabajar por bloques para ir completando tareas
  6. No empezar más de una tarea al mismo tiempo
  7. Una buena organización interna
  8. Comunicación con el equipo
  9. Entorno y material de trabajo adecuados
  10. Facilitar procesos
  11. Estar motivados
  12. Eliminar lo que no nos aporte nada y las distracciones
  13. Adecuar nuestro entorno
  14. Utilizar una agenda o calendario
  15. Saber delegar en otras personas del equipo

Además de los puntos genéricos, podemos pensar en momentos más específicos como la planificación de cada jornada y la calendarización de la misma, empezar por las tareas más difíciles, salir a despejarse de vez en cuando, desconectarse de internet o aprender a aprender a decir que no a ciertas tareas menos importantes para enfocarse en lo relevante. Pero se trata más de cuestiones personales; a unos les pueden servir y a otros no.

En definitiva, se trata de cambiar la mentalidad laboral y desterrar la idea de que siendo presencial se es más eficiente. También de olvidar aquello de que el trabajo es aburrido y tedioso: podemos disfrutar de lo que hacemos y que nos motive cada día.

Para esta motivación se pueden crear iniciativas que fomenten la creatividad, que estén llenas de inspiración. Y necesitamos estar concentrados en lo que hacemos. Optimizar las reuniones o el tiempo para la comida son otras de las mejoras que podemos hacer para aumentar la productividad.

Herramientas para ser más productivos

La innovación trae consigo la mejora de procesos gracias a las herramientas digitales pero, sobre todo, gracias al cambio de mentalidad. Podemos mejorar los procesos productivos, la comunicación, la gestión… Asimismo, podemos desarrollar nuevos productos y servicios para ser más competitivos.

Para implicar a todo el equipo, este ha de ser consciente de que se trata de un proceso global de transformación, no solo un cambio concreto para alcanzar una meta. Pero también hay que invertir en formación ─algo que también mejorará la competitividad─ y tener liderazgo para convencer a todos los miembros de que se trata de hacer lo mejor para el conjunto.

Entonces es donde actúa una comunicación estratégica eficiente, tan importante dentro de las empresas. Fomentar la comunicación interna favorece el buen ambiente, la confianza y la solución de problemas.

Finalmente, revisamos todo el proceso de cambio para actuar sobre las carencias y potenciar los aciertos.

Y para completar el proceso, utilizamos herramientas que encauzan todos los cambios y propuestas anteriores. Hemos recopilado algunas.

  • Trello: la utilizamos para gestionar proyectos con una distribución visual muy sencilla. Utiliza el método Kanban.
  • Momentum: para programar nuestros hábitos diarios, nuestra semana, creando una cadena de productividad.
  • Evernote: esta herramienta archiconocida es un almacén de información importante a la que acceder rápidamente en cualquier momento.
  • RescueTime: una aplicación para gestionar nuestro tiempo de manera inteligente.
  • Google Calendar: una aplicación del entorno Google que nos permite compartir un calendario y crear tareas, reuniones, recordatorios… con una cómoda visualización.
  • Harvest: nos sirve para controlar el tiempo que le dedicamos a cada proyecto. Nos ayudará a la hora de hacer una factura.